Backoffice uitbesteden checklist | DIRECT Payrolling & Staffing (2024)

Wil je jouw uitzendbureau backoffice uitbesteden? Dan durf je te groeien en heb je meer tijd voor het (ver)binden van de juiste kandidaten. Maar hoe zorg je ervoor dat de overgang naar het backoffice uitbesteden het gewenste resultaat oplevert? Een goede voorbereiding is het halve werk; bedenk van tevoren precies wat je wilt bereiken, wat je daarvoor nodig hebt en maak van jouw samenwerking een succesverhaal! In deze blog geven we je een handige checklist die jij kunt gebruiken om jouw backoffice uitbestedingstraject probleemloos én succesvol te laten verlopen.

Het begint bij het kiezen van een payroll bedrijf die past bij jouw organisatie of uitzendbureau. Hierbij is het belangrijk dat je let op de juiste certificeringen, risicoverdeling en ervaring van het payroll bedrijf. Kies een backoffice partij die jouw organisatie en behoeften écht begrijpt en relevante kennis heeft van de huidige wet- en regelgeving. Neem bijvoorbeeld persoonlijk contact op met verschillende bedrijven en leg jouw behoeften en vragen voor, om zo een weloverwogen keuze te maken.

Wat wil je precies bereiken met het backoffice uitbesteden? Heb je bijvoorbeeld voornamelijk interesse in een specifieke dienstverlening of heb je liever het gehele backoffice uitbestedingspakket? Denk hier van tevoren goed over na en communiceer deze doelen en verwachtingen duidelijk met jouw backoffice partner.

Voorkom verrassingen en/of misverstanden en stel vooraf een contract op dat alle aspecten van de samenwerking dekt. Dit moet de scope van het werk, verantwoordelijkheden, rapportagevereisten, service level agreements (SLA’s) en andere belangrijke details bevatten. Maak hierbij ook duidelijke afspraken over gegevensbescherming en beveiligingsmaatregelingen met je uitbestedingspartner om de gegevens van jou en jouw klanten te beschermen.

Zorg ervoor dat de technologieën die jouw uitzendbureau gebruikt goed integreren met die van jouw backoffice partij. Dit verhoogt de efficiëntie. Daarnaast is het belangrijk dat je jouw organisatieprocessen en kennis gestructureerd overdraagt aan jouw backoffice partner. Documenteer hierbij belangrijke procedures en zorg dat de backoffice partij op de hoogte is van veranderingen binnen jouw bedrijf. Zo kunnen beide partijen hun kennis bundelen en het optimale resultaat behalen: efficiënt ondernemen en stappen maken!

Stel duidelijke communicatierichtlijnen op en plan regelmatig gesprekken in om de voortgang te bespreken, uitdagingen aan te pakken en aanpassingen aan te brengen indien nodig. Hoe presteert je backoffice partner over het algemeen? Worden de doelstellingen behaald?

Zorg ervoor dat de uitbestedingssamenwerking voldoende flexibel en schaalbaar is om aan veranderende behoeften en groei van jouw organisatie te voldoen. Kies voor een payroll bedrijf die met jouw behoeften en seizoensgebonden schommelingen meebeweegt. Zo kun je jouw personeel flexibel inzetten.

Houd altijd een scherp oog op de financiële aspecten van de uitbesteding, want naast efficiëntie en risicovermindering is kostenvermindering vaak ook één van de redenen om backoffice werkzaamheden uit te besteden. Controleer daarom regelmatig of het project binnen het budget blijft en of eventuele extra kosten goed worden beheerd.

Zo. Dat waren de stappen die jij kunt ondernemen om backoffice uitbesteden tot een succes te maken! Het uitbesteden van jouw backoffice werkzaamheden kan je veel opleveren qua tijdswinst, risicovermindering en kwaliteitsverbetering, maar het vereist ook een zorgvuldige voorbereiding én uitvoering. Door deze checklist te volgen, zorg je ervoor dat jouw overgang naar backoffice uitbesteding zo soepel mogelijk verloopt en jouw organisatie optimaal kan profiteren van de voordelen van een backoffice partij. Op naar minder risico’s en meer groei!